Cómo combinar correspondencia

Combinar correspondencia es hacer una copia para cada persona de una lista: invitaciones con el nombre de cada invitado, etiquetas de dirección, identificadores con nombre o certificados. En Pubwork se hace en cuatro pasos.

Antes de empezar: su lista

Ponga su lista en Excel, Google Sheets o LibreOffice, con los nombres de las columnas en la primera fila (por ejemplo Nombre, Apellidos, Dirección, Localidad) y una persona por fila debajo. Desde Google Sheets, elija Archivo → Descargar → Microsoft Excel (.xlsx) o Valores separados por comas (.csv).

Paso a paso

1. Abra el diseño: una plantilla, una página en blanco o su antiguo archivo .pub.
2. Pulse «Combinar», luego «Elegir una lista…» y elija su archivo. También puede pegar celdas directamente desde Excel.
3. Haga clic en un cuadro de texto donde deba ir un nombre y luego haga clic en el campo, por ejemplo «Nombre». Los campos pueden ir en medio de una frase, como en “Hola, «Nombre»: le invitamos…”.
4. Marque «Ver el texto con los datos de la lista» y use las flechas para revisar algunas copias.
5. En el paso «Haga todas las páginas», pulse el botón «Hacer … copias». Se crea un documento nuevo con una copia por cada fila; su original no cambia.
6. Imprima, o guárdelo todo en un solo PDF.

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Etiquetas e identificadores: varios en una hoja

Para etiquetas, haga primero la página del tamaño de una etiqueta. Después de «Haga todas las páginas», pulse «Imprimir» y elija «Etiquetas» y el código de su hoja (por ejemplo Avery L7160 o 5160). La opción «Una página distinta en cada sitio» ya viene marcada, así que cada etiqueta de la hoja recibe el nombre siguiente.

Consejos

• Las filas en las que están vacíos todos los campos que usó se dejan fuera.
• Los archivos antiguos de Excel (.xls) no se pueden leer: en Excel, elija Archivo → Guardar como → Libro de Excel (.xlsx).
• Un campo que no está en su lista se muestra tal cual, para que vea si hay diferencias de escritura.
• Para un menú o una lista de precios con fotos, use «Hacer una lista de precios o un catálogo» en la misma ventana.